Ziel der Aufgabe
Mit dieser Aufgabe vertiefst Du Dein Verständnis für die laufenden Betriebskosten digitaler Systeme. Wir möchten, dass Du lernst, diese Kosten in Deinem eigenen Unternehmen präzise zu identifizieren, zu kategorisieren und zu erfassen. Dies ist entscheidend, um realistische Budgets zu erstellen und die wahre Wirtschaftlichkeit Deiner digitalen Infrastruktur zu bewerten. Wir werden uns darauf konzentrieren, die oft übersehenen Posten wie Lizenzen, Wartung und Support sichtbar zu machen und korrekt zuzuordnen.
Schritte zur Bearbeitung
Wähle ein oder zwei digitale Systeme oder Anwendungen in Deinem Unternehmen aus, die laufende Kosten verursachen. Dies kann ein bestehender Online-Shop, ein CRM-System, eine Warenwirtschaftssoftware, eine interne Kommunikationsplattform oder eine spezielle Branchenlösung sein. Wichtig ist, dass es sich um ein System handelt, bei dem Kosten für Betrieb, Lizenzen oder Wartung anfallen.
Identifiziere, ob es sich bei dem ausgewählten System primär um eine On-Premise-Lösung oder eine SaaS (Software as a Service)-Lösung handelt. Begründe kurz Deine Einschätzung basierend auf den Merkmalen, die wir in dieser Weiterbildung besprochen haben.
Erfasse alle Dir bekannten laufenden Kostenpositionen für dieses System für einen typischen Monat oder ein Jahr. Gehe dabei wie folgt vor:
Falls es sich um eine SaaS-Lösung handelt: Liste die monatliche oder jährliche Pauschalgebühr des Anbieters auf. Prüfe, ob es zusätzliche Kosten für fortgeschrittene Funktionen, Integrationen oder erhöhte Nutzung gibt, die separat abgerechnet werden, und erfasse diese ebenfalls.
Falls es sich um eine On-Premise-Lösung handelt (oder eine Open-Source-Lösung, die auf Deinen Servern läuft):
a) Notiere die geschätzten monatlichen oder jährlichen Hosting-Gebühren (für Server, Speicherplatz, Rechenleistung, Netzwerkverbindung, Sicherheit). Dies können Kosten für den eigenen Serverraum, extern gehostete Server oder Cloud-Ressourcen sein, die Du selbst administrierst.
b) Erfasse alle relevanten Lizenzkosten. Falls es jährliche Lizenzen gibt, rechne diese in monatliche Äquivalente um (Betrag / 12). Berücksichtige Lizenzen für das Betriebssystem, Datenbanken und die Anwendungssoftware selbst. Auch wenn die Software Open-Source ist, überlege, ob dafür Kosten (z.B. für kommerzielle Erweiterungen oder Support) anfallen.
c) Halte die Support- und Wartungsgebühren fest. Dies können Verträge mit externen Dienstleistern für Updates, Patches, Problemlösungen oder die Kosten für internes Personal sein, das sich dediziert um diese Aufgaben kümmert.
d) Füge zusätzliche Gebühren hinzu, die unregelmäßig oder für spezielle Leistungen anfallen können (z.B. für spezifische Customizations, einmalige Integrationen oder Sicherheitsaudits, die regelmäßig durchgeführt werden).
Berechne die geschätzten Gesamt-Betriebskosten pro Monat für das/die ausgewählte(n) System(e).
Reflektiere: Welche Kosten waren Dir vor dieser Analyse nicht vollständig bewusst oder wurden in ihrer Höhe unterschätzt? Wo siehst Du Potenzial für eine Kostenoptimierung oder eine präzisere Erfassung in der Zukunft?
Ergebnis und Dokumentation
Erstelle ein kurzes internes Memo oder eine Notiz, die Deine Analyse zusammenfasst. Die Dokumentation sollte die folgenden Punkte enthalten:
1. Ausgewähltes System/Anwendung: Name des Systems und dessen Funktion im Unternehmen.
2. Architekturtyp: Handelt es sich um eine On-Premise- oder SaaS-Lösung und eine kurze Begründung.
3. Detaillierte Kostenaufstellung: Liste alle identifizierten Kostenpositionen (z.B. Hosting, Lizenzen, Support, zusätzliche Gebühren oder die SaaS-Pauschale) mit den jeweiligen geschätzten monatlichen oder jährlichen Beträgen auf.
4. Geschätzte monatliche Gesamtkosten: Die Summe aller laufenden Betriebskosten für das ausgewählte System.
5. Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen: Welche neuen Erkenntnisse hast Du durch diese detaillierte Analyse gewonnen? Wo siehst Du die größten versteckten Kosten oder Potenziale zur Optimierung? Schlage 1-2 konkrete nächste Schritte vor, um die Kostentransparenz für dieses System in Deinem Unternehmen zu verbessern.
Du musst keine Screenshots oder komplexe Tabellen einreichen; eine klare, textbasierte Darstellung Deiner Ergebnisse und Schlussfolgerungen ist ausreichend.
